GIẢI PHÁP GHI ÂM VÀ QUẢN LÝ DANH BẠ KHÁCH HÀNG
1. Tính năng
- Các cuộc gọi sẽ được ghi âm và lưu trực tiếp sang file .wav, có thể dùng các chương trình nghe nhạc nghe trực tiếp file ghi âm (như windows media …)
- Ghi âm sẽ được lưu dưới dạng cây thư mục, tên file lưu theo số gọi đến và ngày giờ của cuộc gọi được ghi âm, rất thuận tiện trong việc tìm kiếm và lưu trữ.
- Hệ thống có thể lưu trữ backup ở nhiều ổ cứng khác nhau, thuận tiện cho quá tình backup dữ liệu.
- Có chương trình nghe tại các máy client (máy trạm).
- Phân lưu các line ở các thư mục khác nhau.
- Chạy chế độ ẩn, khi chạy không hiển thị trên màn hình.
b. Tính năng hiện số.
- Tự động hiển thị POPUP (màn hình hiển thị nhở dưới góc phải màn hình), hiển thị thông tin cuộc gọi đến của khách hàng trên một máy tính hoặc trên nhiều máy tính trong nội bộ mạng LAN.
- Số điện thoại gọi đến sẽ được lưu lại đầy đủ thông tin như: Tên người gọi đến, số máy gọi đến, tên công ty, địa chỉ, email, website,......
- Danh bạ khách hàng được lưu trữ tập trung tại một máy tính (máy chủ) hoặc lưu phân tán trên mỗi máy nhỏ (máy trạm).
- Lưu lại các cuộc gọi đến (call log, tất cả các cuộc gọi đến sẽ được lưu lại) trên hệ thống, thuận tiện cho việc tra cứu số gọi đến.
- Export được thông tin cuộc gọi đến ra file Excel, thuận lợi trong việc quản lý.
c. Tính năng Call log (Danh bạ các cuộc gọi đến).
- Lưu tất cả các cuộc gọi đến cả trong trường hợp nhấc máy và không nhấc máy trả lời.
- Lưu các cuộc gọi nhỡ riêng, kiễm tra các cuộc gọi nhỡ không trả lời.
- Giảm chi phí điện thoại cho doanh nghiệp, rút ngắn thời gian đàm thoại.
- Tránh nghe những cuộc gọi không mong muốn.
- Giám sát được các cuộc gọi đến không mong muốn.
- Giám sát các cuộc gọi đến quấy rối.
- Nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng.
- Giám sát hoạt động giao dịch của nhân viên.
- Nghe lại các cuộc gọi đàm thoại đã lưu tại bất kỳ thời điểm nào.
3. Phạm vi ứng dụng
- Các công ty chứng khoán, dùng vào việc giám sát nội dung đặt lệnh và nhập lệnh.
- Các trung tâm chăm sóc khách hàng, giám sát được các hoạt động của nhân viên.
- Các công ty chuyển phát nhanh (lưu số và thông tin gọi đến của khách hàng).
- Cho các khách sạn, lưu thông tin trao đổi của nhân viên tiếp tân, cũng như lượng khách hàng gọi đến của từng ngày.
- Trong nhà tù, giám sát được nội dung cuộc gọi giữa người nhà và phạm nhân.
- Các công ty kinh doanh cần quản lý danh bạ khách hàng gọi đến, quản lý các đại lý, thuận lợi trong việc quản lý thông tin khách hàng đại lý.
- Các trung tâm phân phối hàng hóa cần quản lý số điện thoại của đại lý cấp dưới.
- Các công ty cần theo dõi các hoạt động của nhân viên về giao dịch.
.... Và nhiều mục đích khác
4. Kết nối thiết bị
- Thiết bị card phần cứng gắn qua khe cắm USB hoặc khe cắm PCI.
- Thiết bị hoạt động độc lập, không kết nối với máy tính (như một server riêng).
- Phềm mềm ghi âm đàm thoại hai chiều gọi đi gọi đến.
- Phần mềm hiển thị số gọi đến trên máy tính hoặc nhiều máy tính trong nội bộ mạng LAN.
5. Thiết bị.
|
STT
|
Model
|
Diễn giải
|
|
1
|
|
|
|
2
|
|
|
|
3
|
|
|
|
4
|
|
|
|
5
|
|
|
HƯỚNG DẪN LẮP ĐẶT CÀI ĐẶT HỆ THỐNG GHI ÂM ĐIỆN THOẠI
1.1Những ứng dụng của phần mềm:
- Thuận tiện sử dụng trong các công ty, nhà nghỉ khách sạn…
- Gạn lọc chất lượng và thu âm lời chào.
- Thu âm cuộc gọi hội thảo.
- Ghi âm, chặn những cuộc gọi đến và đi không mong muốn.
- Giám sát dịch vụ khác hàng.
- Giám sát công việc của nhân viên.
1.2 Những đặc tính kỹ thuật chủ yếu:
- Ghi âm 8 đường điện thoại tự động và đồng thời.
- Tìm kiếm số điẹn thoại gọi đến và đi.
- Lưu giữ các file trong ổ cứng của máy vi tính.
- Tìm kiếm và nghi các bản ghi được sắp xếp theo ngày tháng, đường điện thoại, số gọi đến, gọi đi, hoặc từ các máy vi tính khác trên mạng LAN.
- Tích hợp chức năng chuyển đổi bản ghi âm sang định dạng file wav.
- Card ghi âm được cắm trên rãnh cắm PCI của máy vi tính.
- Phầm mền trên máy vi tính có giao diện thân thiện và dễ dàng cho người dùng
2 Hướng dẫn lắp đặt phần phần cứng:
Card ghi âm dây để nối đường điện thoại và Card ghi âm
+ ‘Record’ password protect: mật khẩu bảo vệ cho phần ghi âm.
+ ‘Setting’ password protect: mật khẩu bảo vệ cho phần thiết lập.
+ ‘Log’ password protect : mật khẩu bảo vệ phần ghi nhật ký phần mềm.
+ ‘Query’ password protect: mật khẩu phần truy vấn cuộc gọi.
+ ‘Exit’ password protect: mật khẩu bảo vệ kết thúc chương trình.
+ ‘Message’ password protect: mật khẩu phần lời nhắn.
Để thay đổi mật khẩu sử dụng chúng ta có thể lựa chọn: Operatorpassword list
Để thêm người quản trị hoặc người dùng bạn lựa chọn Add
Nhập các thông tin vào và lựa chọn admin hoặc Operator chọn OK để chấp nhận thiết lập.
- Language: Lựa chọn ngôn ngữ dùng cho phần mềm.
- OtherOption:
+ DTMF: Mặc định là 3.
+Bạn hãy lựa chọn Launch Computer TansonicRecordSystem when startup để chương trình sẽ tự động được chạy khi bạn khởi động máy tính.
Phần trên chúng ta đã biết cách thiết lập chế độ làm việc của phần mềm, bây giờ để có thể nghe lại các cuộc gọi ra, vào mà phần mềm đã lưu bạn hãy lựa chọn biểu tượng Play ở trên thanh công cụ:
Trên cửa sổ Play chúng ta có thể thấy được đầy đủ thông tin về một cuộc gọi: chỉ báo, kênh gọi, thời gian cuộc gọi, gọi đến hay gọi đi, thời gian gọi, thư mục lưu cuộc gọi, mức độ quan trọng của cuộc goi, ghi chú liên quan đến cuộc gọi…
- Để nghe lại một cuộc gọi bạn hãy nhấp chuột vào biểu tượng Play trên giao diện dùng, nội dung cuộc gọi bạn có thể nghe được khi jac cắm loa chắc chắn đã được cắm vào đúng chỗ trên card ghi âm.
Trên cửa sổ Play chúng ta có thể thấy những thông tin về một cuộc gọi bao gồm: kênh gọi(Channel), tên người dùng hoặc số điện thoại(User/number), số trung kế(TRK), thời điểm gọi(CallTime), thời gian gọi(Duration), số đã gọi(DialNumber, nếu cuộc gọi đi thì sẽ hiện số gọi, cuộc gọi đến sẽ hiện số khi số máy của bạ đăng ký với nhà dịch vụ), hướng cuộc gọi(Direction, cuộc gọi đến- incoming, cuộc gọi đi- DialOut), nơi lưu cuộc gọi đ ã ghi(RecordFile),…
- Để tạm dừng nghe lại một cuộc gọi bạn hãy lựa chọn Pause.
- Để kết thúc nghe lại một cuộc gọi bạn hãy lựa chọn Stop.
- Lựa chọn Circularly broadcast để nghe lại lần lượt các cuộc gọi trong một Bill.
- Để xóa một cuộc gọi hãy lựa chọn cuộc gọi đó và lựa chọn nút lệnh: Delete
- Để xoá toàn bộ các bản gi bạn hãy lựa chọn DeleteBill.
- Để xác nhân một cuộc gọi là quan trọng bạn hãy lựa chọn nút lệnh importance, nếu lệnh này được lựa chọn thì phần mềm sẽ không xoá được khi bạn lựa chọn xoá.
- Để xuất ra một tệp định dạng Excel thuận tiện cho việc xử lý thông tin liên quan bạn có thể lựa chọn nút lệnh ExportExcel.
- Để in ra những thông tin lien quan bạn hãy lựa chọn PrintResult.
- Lựa chọn GeneralEnquiry: Với lựa chọn này bạn có thể tìm kiếm những cuộc gọi của từng người trong khoảng thời gian nhất dịnh nào đó trong ngày.
Các tin liên quan
Thông tin giỏ hàng | 
In báo giá
Gửi thông tin sản phẩm
www.tsvietnam.vn 
